میزیتو؛ بررسی امکانات و قابلیت‌های پلتفرم مدیریت آنلاین پروژه

مدیریت پروژه و هماهنگی اعضای تیم یکی از چالش‌های اساسی کسب‌وکارها و استارتاپ‌ها است که می‌تواند به‌مرورزمان سرعت پیشرفت و دستیابی به اهداف را کُند کند. در همین راستا، پلتفرم‌های متعددی برای سامان‌دهی پروژه‌ها و مدیریت وظایف برای مدیران و کارکنان توسعه یافته‌اند. میزیتو یکی از همین پلتفرم‌هاست که با در نظر گرفتن نیازهای بومی ایجاد شده و با امکانات پیشرفته در کنار تیم پشتیبانی قوی، می‌تواند جایگزین شایسته‌ای برای رقبای خارجی باشد. در ادامه با معرفی قابلیت‌ها و ویژگی‌های مهم میزیتو همراه دیجیاتو باشید.

میزیتو؛ نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین و ابزار دورکاری

برای شروع کار با میزیتو تنها کافیست تا به وب‌سایت این پلتفرم به آدرس Mizito.ir مراجعه کرده و در آن ثبت‌نام کنید یا نسخه مخصوص موبایل و تبلت را روی دستگاه خود نصب نمایید. پس از ورود به حساب کاربری، در آغاز باید یک نام برای میزکار خود تعریف کنید که می‌تواند عنوان پروژه فعلی یا نام شرکت، استارتاپ، کسب‌وکار و… باشد. خوشبختانه ثبت‌نام در میزیتو کاملاً رایگان است و کاربران می‌توانند پیش از انتخاب طرح‌های مختلف، ابتدا امکانات و قابلیت‌های آن را بررسی کنند.

اصلی‌ترین قسمت داشبورد میزیتو نمایش خلاصه‌ای از وضعیت میزکار است که در آن موارد گوناگونی مانند کارهای امروز، موارد دارای تأخیر، قابل پیگیری و پیام‌های شخصی نمایش داده می‌شوند. نوار پیشرفت پروژه در پایین صفحه نیز می‌تواند تعداد پروژه‌های انجام‌شده و باقی‌مانده در کنار پروژه‌های به تأخیر افتاده، دارای زمان و بدون زمان را مشخص کند. تعامل با دیگر افراد در داشبورد نیز امکان‌پذیر است و کاربر می‌تواند لیستی از همکاران خود در میزکار انتخاب‌شده را همراه با وضعیت آنلاین بودن آن‌ها، افراد دارای بیشترین تعداد وظیفه در کارتابل و امور نیازمند پیگیری از دیگران، به‌آسانی ببیند. درصورتی‌که چندین میزکار داشته باشید، می‌توانید به‌آسانی از منوی سمت چپ صفحه، میان آن‌ها جابه‌جا شوید.

پیام‌رسان داخلی میزیتو؛ گفتگو، گروه و کانال با ویژگی‌های پیشرفته

پنل گفتگو یکی دیگر از بخش‌های اساسی میزیتو است که امکان ارسال پیام شخصی، ایجاد گروه گفتگو و کانال در آن در نظر گرفته شده. برای آغاز یک گفتگو تنها کافیست کاربر موردنظر خود را انتخاب کرده و در ادامه متن پیام را برای وی ارسال کنید. امکان پیوست‌کردن فایل‌های مختلف ازجمله تصویر یا صوت همراه با پیام‌ها هم وجود دارد؛ به‌طوری که پیام‌رسان داخلی میزیتو می‌تواند نیاز به استفاده از پیام‌رسان‌های خارج سازمانی را از بین ببرد. دستیار مجازی میزیتو نیز قابلیت دیگری در قسمت گفتگو است که کاربر به‌شکل تعاملی می‌تواند از طریق آن اموری مثل کارهای امروز، فردا، دارای تأخیر و کارهای مرتبط با دیگران را پیگیری کند.

گروه‌ها و کانال‌ها نقش مهمی در اطلاع‌رسانی و ایجاد هماهنگی میان اعضای یک تیم ایفا می‌کنند و خوشبختانه پیام‌رسان میزیتو از هر دو ویژگی گفته‌شده همراه با امکانات پیشرفته پشتیبانی می‌کند. ساخت یک گروه جدید به‌آسانی و تنها با انتخاب اعضا و عنوان امکان‌پذیر است و در ادامه می‌توان با افزودن تصویر شاخص و موارد دیگر، آن را شخصی‌سازی کرد. منشن کردن شخص یا اشخاص موردنظر و ارسال فایل در گروه‌ها امکان‌پذیر است و حتی می‌توان یک نظرسنجی با قابلیت رأی‌گیری محرمانه، انتخاب چندگزینه‌ای، حالت آزمون و پرسش‌نامه با چندین سؤال ایجاد کرد. برای یافتن آسان پیام‌ها نیز از بخش فیلترها با گزینه‌های متعدد مثل فیلتر براساس کاربر، نظرسنجی، فایل یا کلیدواژه استفاده می‌شود.

پنل مدیریت پروژه و تعریف وظایف

تب پروژه‌ها مهم‌ترین بخش میزیتو محسوب می‌شود که کاربران می‌توانند در آن اقدام به ایجاد پروژه‌های جدید، اختصاص اعضا به پروژه‌ها، در نظر گرفتن وظایف و وظیفه‌های جزئی کنند. پس از ایجاد هر پروژه، یک گروه گفتگوی اختصاصی برای آن به‌شکل خودکار ساخته می‌شود و هر پروژه در قالب پنج نمای مختلف شامل گروه پروژه، وظایف پروژه، بورد پروژه، تقویم شمسی پروژه و گانت چارت قابل مشاهده است. بورد پروژه شامل نمایش وظایف پروژه به‌صورت کارت‌های مختلف است که می‌توان آن‌ها را براساس فیلترهای گوناگون ازجمله زمان ایجاد، زمان وظیفه یا زمان آخرین تغییرات مرتب کرد. مدیران و کاربران می‌توانند کارت‌ها یا همان وظایف را به‌آسانی جابه‌جا کنند و اولویت‌های آن‌ها را تغییر دهند.

تقویم پروژه یک ویژگی کاربردی است که می‌تواند وظایف اختصاص‌داده‌شده به روزهای مختلف را به‌شکل یکجا و کلی در اختیار کاربران قرار دهد. چنین قابلیتی امکان برنامه‌ریزی و پیش‌بینی روند پروژه را برای مدیر یا سرپرست پروژه آسان‌تر می‌کند. خوشبختانه تقویم پروژه از تقویم جلالی پشتیبانی می‌کند و مناسبت‌ها و روزهای کاری تعطیل در آن گنجانده شده است. نمای وظایف پروژه نیز لیستی از وظایف تعریف‌شده را پیش‌روی افراد می‌گذارد و امکان مشاهده و بارگذاری فایل‌های مربوطه در آن وجود دارد. همچنین در سمت راست صفحه، نموداری از وظایف انجام‌شده، دیر‌شده، دارای زمان و بدون زمان تعبیه شده است. اشخاص دارای سطح دسترسی مشخص، می‌توانند با زدن کلید جلسه آنلاین، کاربران پروژه را به یک نشست دعوت نمایند که گزینه مطلوبی برای هماهنگی بیشتر تیم محسوب می‌شود. ناگفته نماند که امکان دریافت خروجی جدول نیز از لیست وظایف وجود دارد.

گانت چارت (Gantt chart) یکی از شیوه‌های محبوب برای نمایش تاریخ شروع و مدت‌زمان اختصاص‌یافته به وظایف در یک پروژه است که نگاهی کلی و سریع به وضعیت فعلی پیشرفت پروژه را فراهم می‌سازد. میزیتو امکان نمایش وظایف به شکل گانت‌ چارت را برای کاربران خود در نظر گرفته است که می‌تواند گزینه کاربردی برای کسب‌وکارهای با حجم کاری بالا و پیچیده باشد تا بتوانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای مدیریت پروژه‌های خود و تعیین اولویت‌ها داشته باشند. البته نمودارهای پیشرفت دیگری هم در میزیتو قابل دسترس هستند که امکان استفاده از آن‌ها برای پایش یک پروژه خاص یا تمامی پروژه‌ها به‌صورت یکجا وجود دارد. همچنین دسته‌بندی پروژه‌ها می‌تواند به سامان‌دهی بهینه‌تر آن‌ها کمک نماید.

امور تکراری بخش جدایی‌ناپذیری از پروژه‌ها هستند و میزیتو نیز به همین منظور امکانات خاصی را برای کاربران خود فراهم کرده است. برای مثال، تعریف وظایف تکرارشونده با بازه زمانی دلخواه (روزانه، هفتگی، ماهانه و…) می‌تواند نیاز به ایجاد وظایف به‌شکل دستی را از بین ببرد. همچنین امکان تبدیل یک وظیفه به قالب آماده یا الگو (Template) وجود دارد تا در هر زمان بتوان آن را به یک وظیفه فعال جدید تبدیل کرد. حتی کاربران قادر خواهند بود وظایف یا پروژه‌ها را با تمامی جزئیات کپی کرده و آن‌ها را دوباره در همان میزکار استفاده کنند. همچنین قابلیت تعریف وظیفه با در نظر گرفتن چندین مسئول و مسئول نهایی، تقسیم بهتر امور را میسر می‌کند.

سایر امکانات و قابلیت‌های میزیتو

میزیتو پذیرای ویژگی‌های مهم دیگری است که می‌تواند در روند پروژه‌ها و مدیریت تیم‌ها تأثیر محسوسی داشته باشد. بخش نامه‌ها یکی از همین قسمت‌هاست که می‌تواند جهت مکاتبات درون‌سازمانی به‌کار رود. هر کاربر در کارتابل خود می‌تواند نامه‌ها را در قالب صندوق ورودی، صندوق خروجی، پاراف‌ها و ورودی آرشیو‌شده در اختیار داشته باشد یا آن‌ها را براساس برچسب‌ها فیلتر کند. ارسال نامه در میزیتو بسیار آسان است و کابر پس از نگارش عنوان و متن، تنها لازم است مخاطب خود را از لیست انتخاب کند. شایان ذکر است که مانند سایر بخش‌های میزیتو، در قسمت نامه‌ها نیز امکان پیوست‌کردن فایل‌ها یا مشخص‌کردن یک وظیفه خاص برای آن نامه وجود دارد.

تب پرونده مشتریان، گزینه‌ای کاربردی برای کسب‌وکارها است که می‌توانند به کمک آن، لیستی از مشتریان خود را به‌شکل یکپارچه در اختیار داشته باشند و پیگیری‌های آتی را آسان‌تر انجام دهند. واردکردن لیست مشتریان از سایر پلتفرم‌ها امکان‌پذیر است و در صورت نیاز هم می‌توانید به‌صورت دستی اقدام به ثبت اطلاعات مشتری جدید، ازجمله نام، نام تجاری، شماره‌های تماس، آدرس و… نمایید. گزینه اختصاصی هم برای ثبت اطلاعات نمایندگان در نظر گرفته شده که برای مشتریان سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. 

آخرین بخش از پلتفرم میزیتو که به آن خواهیم پرداخت، تحت عنوان مانیتورینگ از پنل سمت راست قابل انتخاب است و می‌توان در آن تمامی جزئیات مرتبط با میزکار ازجمله تعداد اعضای فعال و حذف‌شده در کنار فضای مصرف‌شده را مشاهده کرد. همچنین گزینه‌های جداگانه‌ای برای مانیتورینگ پرونده مشتریان و مانیتورینگ اعضا به‌چشم می‌خورد؛ اگرچه مورد دوم تنها در دسترس مشتریان سازمانی میزیتو قرار دارد. خلاصه‌ای از وضعیت گفتگو‌ها، نامه‌ها، وظایف، پرونده‌ها و یادداشت‌ها هم در این صفحه به‌صورت نمودار در اختیار کاربر قرار می‌گیرد که با کلیک روی هرکدام از آن‌ها، می‌تواند اطلاعات مربوطه را به‌شکل جزئی‌تر تحت نظر داشته باشد.

سخن پایانی

میزیتو پلتفرمی بومی برای رفع نیازهای کسب‌وکارها و شرکت‌های کوچک یا سازمان‌های بزرگ است که به‌واسطه امکانات گسترده و پیشرفته خود می‌تواند نیاز به استفاده از سایر ابزارهای خارجی را برطرف کند و یکپارچگی بیشتر جهت انجام سریع‌تر و بهینه‌تر پروژه‌ها را به ارمغان آورد. اگر از سایر پلتفرم‌های مدیریت پروژه مانند ترلو استفاده می‌کنید، مهاجرت به میزیتو برای شما بسیار آسان خواهد بود؛ زیرا میزیتو از قابلیت وارد‌کردن (Import) داده‌ها از سایر پلتفرم‌ها در قالب فایل JSON، اکسل یا فرمت CSV پشتیبانی می‌کند. همان‌طور که در ابتدا اشاره شد، ثبت‌نام در میزیتو رایگان است و کاربران می‌توانند بسیاری از قابلیت‌ها را بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای امتحان کنند.